Software di gestione delle riparazioni

Richieste Intervento

Le richieste di intervento vengono registrate a seguito di una chiamata telefonica o tramite integrazione informatica con i sistemi dei clienti.

L’apertura della chiamata è semplice e guidata, l’operatore inserendo diverse chiavi di ricerca potrà collegarla ad un contratto di manutenzione, che ne determinerà i tempi di risoluzione (SLA), la validità e le tipologie di attività previste. Durante la registrazione del guasto saranno proposte delle domande (collegate alla tipologia di guasto e/o all’articolo, documenti di word, excel, schemi e pagine web) che ne faciliteranno il Troubleshooting.

Per le attività fuori contratto di manutenzione è possibile fare dei preventivi.

La chiamata può venir assegnata ad un tecnico interno, o ai Centri di Assistenza Tecnica esterni tramite parametri quali: la provincia, la competenza tecnica o la capacità di riparare un determinato prodotto. Dopo l’assegnazione la chiamata verrà inoltrata al C.A.T. via mail, SMS o Fax

Contratti di Manutenzione

La gestione dei contratti consente di definire per ogni cliente le diverse attività di assistenza previste e determina:

• Le date di validità delle coperture contrattuali.
• Gli apparati/prodotti con relativi Serial Number.
• I tempi di risoluzione delle attività.
• I costi e i ricavi relativi alle attività previste
• Monte ore / monte interventi
• Fatturazione automatica delle rate
• Gestione Interventi tecnici programmati

Agenda Tecnici

Ogni chiamata ha un tempo entro il quale deve essere risolta. Il tempo può essere indicato in giorni (NBD, 2NBD), in ore (4H,6H) e può essere indicato anche un tempo di alert scaduto il quale, gli operatori verranno avvertiti con specifiche segnalazioni. Nel calcolo dei tempi è possibile tenere in considerazione i sabati, le domeniche, i festivi e l’orario del cliente

Magazzino

Se si utilizza la gestione del magazzino, il ricambio che non ha giacenzaverrà automaticamente passato nello stato di attesa. Apposite funzioni visualizzeranno i ricambi che devono essere approvvigionati (in attesa,sotto livello di riordino, sotto scorta minima). Il ricambio utilizzato genera automaticamente un movimento di magazzino ed un aggiornamento del saldo.

• Gestione magazzino per tecnico (Gestione magazzino per matricola)
• Riordini automatici
• Inventario
• Valorizzazione
• Scorta minima
• Gestione barcode

Log

Tutte le attività più importanti sono registrate tramite dei log che verranno visualizzati in apposite finestre, ad esempio il cambio di stato, lo spostamento degli appuntamenti, la tentata presa dell’appuntamento e i solleciti.

Collegamento gestionali Fornitori

ADlab tramite apposite funzioni si interfaccia direttamente con i gestionali delle case madri. L’interfaccia è semplice, intuitiva e diretta. Tramite appositi pulsanti potete creare le nuove riparazioni, comunicare i cambi di stato, chiudere le riparazioni e ordinare parti di ricambio. Implementata per Samsung, Bosh, Philips, De Longhi, Imetec e Mediacom.

• Import / export riparazioni
• Export ordini di acquisto
• Import listini
• Export fatturazione

Ricerca Documentale

Per ogni chiamata, impianto, cliente, fornitore è possibile allegare documenti (Word, Excel, PDF, ecc) contenenti configurazioni, schemi elettrici, rapporti di intervento, preventivi ecc. Questi documenti sono visualizzabili tramite appositi form all’interno della gestione chiamate/impianti

Scadenziario e Pagamenti

La gestione scadenziario permette di inserire le scadenze ed i pagamenti di clienti e fornitori, con i relativi estremi delle fatture a cui si riferiscono. Le registrazioni possono essere scritte manualmente o in automatico, dalla gestione dei documenti. Le scadenze sono calcolate utilizzando parametri personalizzabili dall’utente: giorni di scadenza, numero di rate ecc. Le Ri.Ba verso i clienti e i bonifici ai fornitori possono essere inviati alla banca, tramite stampa o file (per invio telematico a Home Banking).

• Estrazione fatture non pagate
• Invio Estratto Conto
• Gestione Solleciti pagamenti
• Export Home Banking

Riparazioni

L’inserimento di una riparazione è semplice e guidato, l’operatore dopo aver inserito i campi obbligatori, potrà stampare il modulo di accettazione con condizioni e privacy, da lasciare al cliente con i dati inseriti. Durante la registrazione del guasto verranno visualizzati appositi messaggi di avvertimento per i prodotti già registrati o per clienti particolari. È possibile inviare i preventivi di spesa via mail, dove verranno elencate le lavorazioni ed i ricambi necessari. Alla fine della riparazione verrà inviato un avviso via sms o una mail al cliente.

• Stampa barcode
• Scarico ricambi da magazzino
• Ordine ricambi automatico
• Copia riparazione
• Storico delle riparazioni
• Stampa DDT di consegna
• Stampa Fattura
• Stampa scontrino fiscale
• Assegnazione automatica a laboratorio esterno per marca
• Collegamento a scanner e webcam per acquisizione
• Documenti ed immagini
• Gestione difetti
• Accessori
• Possibilità di impostare alert
• Campi IRIS

Preventivi Ordini DDT Fatture

Il ciclo attivo consente di seguire tutto il flusso dell’attività di vendita; dalle proposte di offerta ai potenziali clienti fino alla loro conferma, alla conseguente emissione del documento di trasporto con scarico del magazzino, alla creazione del documento di vendita. Il ciclo passivo consente la gestione completa degli ordini ai fornitori, del ricevimento della merce con carico del magazzino e del controllo della fattura.

• Passaggio documenti da una tipologia ad un’altra, esempio: da Preventivo a Ordine, da Ordine a DDT, ecc…
• Configurazione autonoma delle tipologie di documenti
• Fatturazione massiva DDT
• Evasione parziale degli ordini cliente ed analogamente la ricezione parziale degli ordini fornitori

Registratori di Cassa

Il Gestionale può essere collegato ai registratori di cassa, per consentire di stampare gli scontrini fiscali direttamente dall’applicazione. I dati stampati sugli scontrini possono essere personalizza

Reporting

L’utilizzo di griglie denominate “avanzate” per la gestione degli archivi, permette ricerche, raggruppamenti, filtri ed export personalizzati su excel. Statistiche standard e personalizzabili
sono previste per il controllo delle attività. Le informazioni possono essere rappresentate in forma grafica.

• Interventi per cliente, tipologia, marca
• Fatturato e margine per cliente e contratto
• Tempi medi di intervento
• Tempi medi di risoluzione
• Attività per tecnico
• Note spese

Barcode

Il gestionale offre la possibilità di stampare fino a 5 tipologie di etichette, nelle quali verranno stampati i dati della riparazione ed il numero, in formato barcode. Le etichette possono essere attaccate ai prodotti in laboratorio e se si possiede un penna ottica, sarà possibile ricercare la riparazione leggendo il barcode stampato.